Wozu braucht man ein Dokumentenmanagement?

Viele Firmen heutzutage brauchen eine Lösung, um alle ihre Dokumente und Informationen zu sortieren. Man sollte sich einfach mal in die Situation versetzen, dass die E-Mail Postfächer quillen und eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten in unterschiedlichen Laufwerken vorhanden sind. Darüber hinaus werden die Dokumente mithilfe des Filesharings an andere Kollegen weitergegeben. Dazu müssen die Mitarbeiter auch von außen auf diese Daten zugreifen können.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können diese Daten wesentlich besser strukturiert werden. Die Informationen werden in Form von digitalen Akten nach einheitlichen Kriterien abgelegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die gesuchten Informationen viel schneller finden.

Somit kann behauptet werden, dass ein solches System einem Unternehmen unheimlich viel Zeit einspart. Darüber hinaus zeigt ein Unternehmen auch, dass es in der Lage ist seine Daten im Griff zu haben. Dies merken auch die Kunden. Denn wenn die Dokumente und Daten besser sortiert sind, kann man wesentlich schneller auf Kundenanfragen mit gezielten Informationen reagieren. Auf diese Weise kann auch der Kundendienst verbessert werden.

Kommunikation

Die Kommunikation hat vor einigen Jahren noch hauptsächlich über Telefon und E-Mail stattgefunden. Doch sind Zeiten angebrochen, wo die standortübergreifende Zusammenarbeit, die globale Vernetzung und internationale Projektteams im Vordergrund stehen. Wer Daten innerhalb eines Projektteams ausgetauscht hat, der kennt die Probleme. Jeder Teilnehmer antwortet mit cc an alle anderen Teilnehmer. Nach kurzer Zeit verlieren alle den Überblick.

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft bequeme und effiziente Möglichkeiten, sich innerhalb eines Teams auszutauschen. Darüber hinaus kann man sogar standortübergreifend zusammenarbeiten. Doch gibt es leider immer noch viele Unternehmen, welche eine Investition in ein Dokumentenmanagementsystem scheuen.

Vorteile

Die Vorteile eines DMS Systems sind enorm. Ein Unternehmen kann mit einem DMS System wesentlich besser auf Kundenanliegen eingehen. Kollegen müssen nicht mehr ständig nach Informationen fragen, wenn etwas nicht vorhanden ist. Sie müssen einfach nur in das System hereinschauen. In der Regel sind in einem DMS System sämtliche Kunden mit ihren Informationen vorhanden. Auf diese Weise können die Mitarbeiter sehr viel Zeit sparen.

DMS Systeme unterstützen auch den Trend des kundenorientierten Denkens. Viele Unternehmen wollen weniger prozessorientiert arbeiten und vielmehr den Fokus auf den Kunden legen. So sind die Prozesse heute so angeordnet, dass sie auf den Kunden ausgerichtet sind.